BEFORE

全国拠点に支店をかまえる得意先からの発注に備え、商品の在庫情報をサーバ内のExcelファイルで管理していた。 

繁忙期を迎え、各支店からの発注量が増加。電話の在庫確認は両者にとって手間がかかるため、得意先より、『今後は、毎日17時時点での最新在庫状況をメールで送信して欲しい。』との要請を受けた。 

これに対し、事務担当者は在庫表の中から、都度、該当商品を手作業により抽出～並び替えし、電子メールにて送信していた。

AFTER

サーバ内の商品在庫表(Excelファイル)にExcel VBAによる「データ抽出ボタン」を追加。 

定刻を見計らい、提出用の最新在庫状況レポートを自動生成できるようになり、データ抽出～レイアウト形成の手間が軽減できた。

以降、この仕組みを活用し、工場/製造/出荷担当/営業担当者間でも在庫情報を共有するようになった。

その後、1週間のテスト運用を経て、バッチ処理を採用。 これにより、社内関係者間での在庫確認頻度が低減された。

※改善点:Excel在庫表に、自動抽出ボタンを追加