BEFORE

10人の営業マンが、それぞれノートPCを保有しており、

客先からの発注内容をExcelフォームに入力し、 本社オフィスの事務員にメールで転送。

メールを受け取った事務員は、受注情報をプリントアウトし、販売管理システムへの入力を行っていた。

AFTER

事務員は、外出先の営業マンから送信された受注データ(Excel)をひとつのフォルダに取りまとめ、ExcelVBAにより、販売管理システムから一括取り込みできるcsv形式に変換。

これにより、受注データ入力作業の軽減とあわせ、転記ミスが低減した。 

さらに、受注データフォルダ内の全Excelファイルをもとに、担当者別受注(残)状況レポートが自動生成されるようになり、営業会議の際の資料作成時間が短縮した。 

また、この仕組みは営業マンのパソコンでも同様に活用できるので、

自分自身の受注金額をタイムリーに把握することができるようになった。

※販売管理システムに未入力でも、受注最新情報として把握が可能

メールでの送信においては、受注フォーム上に「メール送信ボタン」を配置することで、Outlookの自動起動をはじめ、TO:CC:BCCの固定セット、メール本文の入力を省略することができた。 

※改善点:Excel受注フォームの書式統一、メール配信先の自動セット