きっかけ

稼働率管理表の自動生成

　

日々の管理業務は「業界標準ソフト」をはじめ、Excelを中心に管理を行っていたが、物件増大に伴い、業務ソフトでは対応できない細かな管理(稼働率/請求/入金チェックなど)や、イレギュラー業務が増え、現場の作業負荷が増大。

Excelデータ入力作業が頻繁であることから、「定型化」、「自動化」に着目し、業務効率化を検討していた。

繁忙期の残業負荷を軽減すべく効率化手法を模索していたところExcelマクロ言語のことを知り、基幹システムを変更カスタマイズすることなく、サーバ上のExcelデータを自動処理する方法を取り入れることとなった。

導入背景

既存の業務ソフト・カスタマイズには高額投資が伴う点や、大量Excelデータの移行作業を考慮し、サーバ内に蓄積されたExcelデータをそのまま流用できる「管理業務の部分最適化」に着目。

大掛かりなデータ移行や新たなソフトウェア購入などもなく、将来的な仕様変更の際の発生コストを加味し、Excelマクロ活用を採用。

成果

基幹システムは継続利用し、Excelでしか行えない細かな集計業務を、「マクロ活用」により自動化。

これにより、事務スタッフ3名で行っていた毎月の「利益・稼働率管理」を1名で行えるようになった。

その後、効率化が課題となっていた経理部門でもマクロ導入を決定し、オンラインバンキングcsvデータを元に、「請求・入金滞納」などの会計管理を自動化・効率化することができた。

担当者の声

全ての業務を自動化することはできなくても、負荷のかかる仕事でありながら、定型化されたルーチンワークなので、効率化の方法があるのではないかと思っていたところ、「マクロ」活用を提案いただき、月次集計など負荷のかかる作業を軽減できました。