今回導入したシステムの概要を教えてください。

システム概要としては、基幹システムからダウンロードした精算データを取り込み、各加盟店様へ送付する「支払明細書」と「銀行振込データ」を生成し、各加盟店様へ一括メール送信する「支払明細作成システム」です。 弊社の事業としては、カード決済をされた加盟店様の売上をお預かりして、手数料を差し引いた金額を加盟店様に支払う業務が1つの柱となっています。私はその「精算」と呼ばれる業務を担当しています。 その精算業務において現在振込先が膨大になってきており、金額の照合や振り込み作業など、その全てを人の手で行っていては工数もかかるし、人の手をまたぐことでミスも起こりやすくなります。ここ2～3年で事業が大幅に伸びていくにつれ、精算業務の仕事量も増加し、人力で行うには、ああもう限界だな、と。それで、システムで解決できないかと思い、システム導入を検討することになりました。

セルネッツに依頼した経緯をお聞かせください。

もともと、Excelマクロを使ったシステムは使っていたのですが、加盟店様が増え、従来の方法では作業にかかる負担が重くなり過ぎた為、その改良版の開発を検討していました。前のシステムはいろいろなツールをまたがなくてはならず、手作業も多かったです。その為、何重にも確認作業を行っていたので時間も掛かりました。 そこで、より使いやすく業務効率があがるものを求め、一括見積もりサイトでシステム開発会社を探しました。私たちがセルネッツを選んだ経緯として、1つは抱えている課題に対して最も的確に解決してくれるシステムの提案があったこと。次に、コスト面でも他社より優れている点が選定の大きな理由となりました。 実は、私たちの希望をお伝えしたつもりでも、まったく違ったツールを提案してくる開発会社もあったんです。ですからすぐに問題点を把握してどんなツールが必要なのか見極めてくださった点は本当に素晴らしいと感じています。

どのような流れで開発を進めていきましたか？

仕事内容が複雑なので、まずは私が一連の流れを整理し、ドキュメントをお渡しいたしました。 そのうえでご来社いただき、実際に旧システムでの操作手順を見ていただきながら、「こういうふうに進めています。」と現状フローを説明しながら、ご相談いたしました。 そのときにみせていただいたシートは、まだシステムとしては機能しないものですが、ボタンがついていたり、画面のレイアウトが整っていたりするものになります。 その後、プログラムを実装していただいて、システムの検証作業を行います。システムの検証は、以前使っていたものと同じ結果になるかどうか、社内での精査を行いながら、システムをブラッシュアップしていきました。

Excelシステムを導入してからの成果を教えてください。

成果1 確認作業にかかる時間が大幅に減少

以前は、月4回ある精算業務に向けて、毎日毎日少しずつ準備をしないと終わらないような状態でした。途中でミスが発覚したら余裕がなくなる。そんなタイトな毎日を送っていましたが、今は違います。精算業務にかかる時間に、数日分もの余裕ができました。

成果2 複雑な業務が共有できるようになった

使い勝手が非常にシンプルなので、手順書どおりに作業をすれば業務をこなす事ができ、仕事をシェアしやすい状況が生まれています。万一、担当者が休んでしまった場合でも、このシステムでしたら担当者以外でも仕事を進められると感じています。

成果3 明細書ExcelのPDF化→メール添付を自動化

明細書ができたらExcelファイルからPDFに変換でき、尚且つメールで一括送信できるようになりました。そういった機能は旧ツールにも実装されていましたが、業務ごとにツールが分かれていて面倒でした。セルネッツで作ったツールは、終始同じシステムの中で作業ができます。1つのツールに機能が集約された事で、ミスが起きにくく無くなったと感じています。

セルネッツのどのような点を評価しますか？

① 窓口とシステム開発者が一貫している点

営業、企画、開発と何人もの担当者がいると話の行き違いが起きやすく、やりとりが複雑になりがちです。ですが、セルネッツの場合は竹本さんが窓口であり、そして開発者でもありますので一貫して対応してくださる部分がよかったと思います。また、こちらの希望するスピード感で進めることができました。

② システム開発未経験者も、スムーズに進行することができた

私、普段は精算業務に従事していますので、システム開発については素人なんです。全然畑が違うので、どうやってお願いしたらいいのかもわからない状況で、依頼の仕方も手探りでした。そのため資料を見ていただきながら「こんな感じで」とおおざっぱにお願いしたにも関わらず、こちらの要望を汲み取って頂いたのでとても助かりました。

③ お願いしやすい環境を整えてくれる

こちらからのどんな些細な質問にも丁寧に答えてくれましたし、メールで質問をするといつでもスピード感ある対応で返信してくださいました。これにより何でも質問しやすい環境を作っていただいたり、お願いしやすい関係を築けたのは竹本さんだったからだと思います。

はじめてシステム開発を依頼する方にアドバイスがあればお願いいたします。

システム開発は、思ったことを言ったほうがいいと思います。実際に開発される担当者が、こちらの意図するところを正しく理解できているかどうかは、やはり一つひとつ確認していくことが大切だと思います。 今回、私たちが選定にあたり重視したポイントは以下の３点です。 (1) 抱えている課題、開発したい機能についての理解力とそれに基づいた的確な提案力 (2) 納品のスピード及び全般的なレスポンスの速さ (3)「クオリティ」と「コスト」のバランス あとで「あれ？依頼したことと違う？」ということもあると思います。実は、竹本さんにお願いする前、他の開発会社に見積もりをお願いしたときに、まったくイメージとは違うものが出てきました。ですので、意図している事や要望が正しく伝わっているかどうかを確認する事は、大切なのではないでしょうか。 その点、セルネッツは、常に使い手の要望を引き出して対応してくださったのでシステムの完成までスムーズに進めることができました。

最後にセルネッツに向けてメッセージをお願いいたします。

根気強く弊社「支払明細書作成システム」の開発に携わっていただき、本当にありがとうございました。

最後にこれからの展望をお聞かせください。

2018年の1月にISOの取得ができまして、管理体制も整ってきました。加盟店様、代理店様ともに信頼していただけるクレジットカード決済代行会社となれるよう、社内業務の効率化を図り、生産性の向上を目指していきたいです。