こんにちは。セルネッツの竹本です。
今回の動画では「エクセル開発よくあるご相談ご依頼5選」ということでお話をしていきます。
エクセル開発、弊社は16期目を終えたところですが、多くのお客様からいろいろなご質問をいただきます。だいたいの傾向がありまして、その中でも特徴的なご依頼ご相談を5選ピックアップしてお話します。トップ5ではないのでちょっと特徴的な「こういうご依頼ご相談があるんですよ」というお話をしていきます。
まず視聴メリットについてですが、VBAで解決できることが概ねわかってくるのではないかなというところと、どんな業務にVBAが有効なのか、受託開発の実態というか、新たな会社を興してフリーランスでシステム開発をやっていくかたにとって市場ニーズというか、お客様がどんなことで困っていて、どんなことを求めているのかが少しわかれば良いと思っています。
「こんなかたに」という動画を見ていただきたい対象のかたですが、システムを導入しているかたです。VBAで全体最適化は無理なので、システムは導入しているけれど、そのアウトプットのデータを使ってその先の業務の効率化を図っていくようなものです。部分最適化の効果を知りたいかた、VBAで独立起業をしたいかたに有効な動画になればと思っております。
多くのお客様からの共通の質問だと、「エクセルでこんなことはできますか？」というところが一番多いです。
「現状こういうことで困っていて、こういうふうにしたいんだけどそういうことってできるんでしょうか？エクセルでどこまでできるんでしょうか？全部できるんでしょうか？本当にできるんでしょうか？いくらぐらいかかるんでしょうか？」というような、だいたいこれに尽きます。
そして「コピペの繰り返しでちょっと困っています。あとは出荷業務だったり、会計だったり集計の業務そのものを効率化できるような気はするんだけれど、実際にイメージが湧かない。どういうふうに効率化を図れるものなのでしょうか？ご相談に乗ってください」という感じのスタートが多いです。
早速5つご紹介をしていきます。
最初はアンケートの回答データを集計するようなご依頼ご相談です。これは「まあそうだろうな」とイメージのつきやすいものになると思います。
エクセルですのでグラフを作成する機能も標準で実装されていますし、表計算ソフトということでサンプルの値を変えればグラフは連動して瞬時にリアルタイムに見えるので、このあたりを手作業というよりアンケート回答のローデータ、膨大なデータを使っていろいろなパターンでクロス集計をしていくようなケースでご依頼ご相談いただくことが多いです。
もちろん費用対効果を考えたうえで今まで通り手作業で頑張るか、自動化のほうが良さそうということで、マーケティングの調査会社さんや、大学の採点のようなところで使われるケースが多いです。
続いて経理業務（営業）です。営業も入れたのですが、作成資料が非常に多い部門だと思います。特に経理に関しては簿記関係の帳簿です。
中小企業の場合は月次決算をやっている会社さんも多いと思います。たとえば交通費であれば現金で精算をしたりするので、帳簿をつけていくところ、コピペだと非常に手間がかかる、間違いが起きやすい。経理業務の簿記関係の財務諸表を含め、出張旅費・経費・精算のあたりの単票・帳票を作る作業を楽にしたいというご依頼は非常に多いです。
営業さんも含めると請求支払・入出金・売掛買掛関連、このあたりは営業事務のかたであれば作ることが多いと思います。このあたりは会社さんによっても違えば、部署が違えばまたフォーマットが微妙に違ったりしますよね。
これはどこに起因しているかというと、Aさんという上司からBさんという上司に変われば、Bさんが求めるフォーマットがあったりするので、基幹システムで細かなカスタマイズではコストがかかりすぎて賄えないことからエクセルが使われていると思います。
3番目は輸出通関インボイス処理です。10月から始まるインボイス制度とはまったく別の請求書のようなものです。
海外のお客様から受注をいただいて材料を集めて組み上げる形で、輸出をしていくときには必ず通関手続きが一連の流れで必要になってきたりします。
輸出業、専門商社さん、総合商社さん、PDFで受注があるけれどもいったんエクセルに出力をして、エクセルで輸出関係の書類を作っているところもVBAの自動化が可能な領域になります。
4番目、シフト管理です。
活用事例で最近多いのが介護サービスの支援事業をされている会社さんからの、「誰が、いつどこに何時から何時まで、どのかたのところに介護支援に向かうのか」というところだったり、あとはお休みです。会社によっては大変な作業をエクセルでやっていることが多いと思います。
たとえば土日に出てもらうようなケースでは、あらかじめ「土曜日は無理です」と事前に宣言しておいてもらったり、上司のかたは「何曜日は有給です」というところを見ながらバランスよくというのはさじ加減が入ったりします。
プログラムを使ってもがっちり全部行くわけではないのですが、少しでも楽にしたいということで日勤夜勤も含めたシフト管理のご相談が多いです。
最後は入出庫バーコード管理です。
エクセルは表計算ソフトですが、VBAというブログラミング言語も実装していますので、普通にプログラミングをすることができます。
たとえばバーコードでいえばJANだったりコード39だったり、普通にリーダーでスキャンしていけばそこから取得した情報を持って、その先にいろんなことを自動化していくことができます。
これまで対応してきたものでは官公庁さんの書籍や資料の貸し出し管理だったり、運送業、それから製品の組み立て管理です。
リーダーはリーダーでお客様のほうで購入していただくとして、あとはテストをして自動的にスキャンするとサーバーの中にデータが転送されるような機能もあります。VBAのプログラムは転送先のサーバーからデータを取った先の仕事をやることが多いです。
5個の特徴的なところのお話をしましたが、その他も結構多いので補足しておきます。
社内システムのデータを二次利用したいということですが、これはできます。
イメージとしては、たとえば販売管理システムは注文をお客様からいただいた段階でどんどん受注情報を入れていきますが、顧客マスターも仕入先マスターも従業員マスターも担当者マスターも、いろいろなマスターがすでにあるとすれば、在庫管理システムだったり会計のシステムだったりに同じお客様情報を手で入力していくのは生産性が高くないです。
できればここに入っているマスターは受注データをいったん表に出して、それをまた入力、インポートさせるだけでコストが下がり、生産性の高い効率良い仕事が行えます。
こういった二次利用はできることはやったほうが良いと考えています。
それから社外から受信するデータ、PDFで注文書が入ってきますが、現状はそれをエクセルに書き直して、集計表を持って請求書だったりを起こしています。こちらも自動化できる領域です。
それから社内の在庫管理の表を複数のかたがみんなで更新していくようなケース、システム側から在庫管理表を更新することも、入出庫のデータと当てていけば可能です。
またここでは紹介しきれないのですが、あらゆるビジネス資料、単票・伝票、ビジネス文書、報告書だったり集計表だったりがありますが、そういったものを作るにあたって、ルーティーンと言われる定型的な同じ作業の繰り返し、Aがあったら次がB、Bの次にC、最後はEになるような作業で、ルールがあるものであればエクセルのVBAで解決することが可能です。できる可能性が非常に高いです。
よくあるご相談ご依頼、5つに絞ってお話をしました。
すでにシステムの導入をしているものの、そのシステムでなんでもすべて細かなところまでできるわけではないので、エクセル活用は非常に多いです。
コスト面もあるかと思いますが、表計算ソフトのメリットを出せるような使い方であればエクセルのほうが費用対効果は高いです。たとえば資料AからBのコピペをやめたいのであれば、ルールがあれば自動化も可能です。
「もしかするとその業務、エクセルで自動化できるかも」ということで、解説は以上となります。
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動画は毎週金曜日の夜9時に投稿しています。ご視聴ありがとうございました。
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