そこには幾つかの要因がありますが、業務効率化という問題を解決するなら「課題の明確化」が第一歩です。
要求ランクを定める大事な質問
要求ランクを定める大事な質問
次の5つについて○×でお答えください。(1) WEBベースじゃないと駄目
(2) MACでも、スマホ(iOS/Android)でも使いたい
(3) 最大100人以上が同時に使うかも
(4) データ件数も50万件は超えるかな
(5) 堅固なデータベースが必須
(1)(2)(3)が○と答えた方・・・Excel専門の弊社ではお力になれません。
(4)(5)が○と答えた方・・・仕組み構築と運用見直しにより、 対応できる確率60%。
いずれも該当しない場合、その課題、低料金で解決できます!
その選択。身の丈ですか?
何を捨て何を得るか。課題と改善イメージが明確であれば、解決策もおのずと絞り込まれてゆきます。高額投資「もったいない導入」を避けたいなら、そんな視点でシステム選定することが、コスト低減の第一歩。
システムは使い倒してこそ
システム導入システム導入後、通常は遅くとも半年以内でその効果は現れるもの。
「成果がピンとこない? 」
「実感がわかない? 」
「元とれてない?」
この時点で成果を得られないケースでは、導入方針、設計方針、運用方針に誤りがあったのかもしれません。
課題の明確化、ゴール設定は大切になるのです。
どんな課題をどう解決したいのか。 また、その課題はどんな背景がもたらしたものなのか。解決しないとどうなるのか。それは本当に最優先課題なのか。
システム導入ありき、ではなく、運用見直しで解決できる課題も少なくありません。
そして、「システム導入」そのものが、自動的に課題を解決するものではありません。
Excel開発システム成果
セルネッツの使命は、「業務効率化の支援」。ソフトウェア開発や販売が主たる目的ではありません。
システム導入という手法でも得られる成果が少ないものだと判断すれば、運用方針の見直しを提案させていただくか、ソフトウェア開発を行なうことはありません。
業務改善プロジェクトの基本は、まさに泥臭い課題発生の背景から本質をさぐることだと私たちは考えます。
ここでは、開発コスト低減のためのポイントを、「作り手の立場」から、幾つかご紹介させていただきます。小規模なシステム開発では、決して難しいことではありませんので、是非、おススメしたいと思います。
大きく分けて、ポイントは3つです。
【Pointその1】 要件をできるだけ、分りやすく詳細にまとめよう!
【Pointその2】 開発に必要なデータや関連資料を準備しておこう!
【Pointその3】 簡易な帳票フォームは社内で作成を!
※なお、一年を費やすような大規模システムの場合は、この限りではありません。総額ベースが全くことなることから、削減できるコストは微々たるもの。はじめから、信頼をおけるプロに相談するほうが良策かもしれません。【Pointその2】 開発に必要なデータや関連資料を準備しておこう!
【Pointその3】 簡易な帳票フォームは社内で作成を!
【Pointその1】 要件をできるだけ、分りやすく詳細にまとめよう!
システム受託開発において、打ち合わせやヒアリングは必要不可欠なものとなります。 導入経緯や現状課題、現状の作業手順をはじめ、システムの全体像や、主要機能など、お聞きしてゆく訳ですが、ここで重要なことは、 『要望をいかに正確に短時間で伝えられるか?』 ということになります。 何故なら、システム会社にとって、『想定される総作業量が見積り算出要素の全て。』となるからです。 この段階で、ある程度ご要望が整理されていれば良いのですが、そうでないケースでは、システムの概要やイメージを簡単な絵に落としこめるレベルまで、お打ち合わせやアドバイスが必要となって参りますので、出来る限りでかまいませんので、要件・仕様は、詰めておくと良いでしょう。 何故なら、お打ち合わせ時間は、両社にとっての『コスト』となるためです。そのため、『箇条書き』でも『手書き』でも構わないので、『要望書』を書面化しておくことをオススメいたします。余力があれば、簡単な絵で良いので、どんな画面をイメージしているのか、必要な要素は何なのか?といった面も、分りやすく伝えられればBest!だと考えます。
これは、価格の交渉材料としても有効ですし、相見積りを取る上でも、重要です。
何故なら、同じ情報量&同じ条件で、一斉に見積り依頼を行うことが出来るので、システム会社の提案力や企画力、理解力なども、同時に見極めることができるので、是非、作成しておきましょう。
必要な機能のイメージや、MENU画面、帳票など、全体像がある程度把握できると、時間とコストの比重が高い、『設計作業費』というコストを、低減することが可能なのです。
【Pointその2】 開発に必要なデータや関連資料を準備しておこう!
システム開発にあたり、作り手が必要とする情報とは何でしょう?無駄を省き、効率良く作業進行を行うためには、現状お使いの帳票フォーマットや手書きレイアウトサンプルをはじめ、各種マスタ(台帳)となるデータが必要となります。
※マスタ類(台帳)とは、例えば、『顧客マスタ』、『商品マスタ』、『社員マスタ』などが代表的。
本番運用に近いイメージを伝えることができるデータや資料を可能な限り準備をし、打ち合わせを行うと良いでしょう。また、どんなSampleでも良いので、例えば、画面レイアウトや、帳票レイアウトなど、希望イメージに近いSampleを集め、資料をベースに要望を伝えられればBestです!
【Pointその3】 簡易な帳票フォームは社内で作成を!
Excel開発において最も多いご依頼となるのですが、『請求書』や『精算書』、『発注書』や『送付ラベル』などです。現状お使いのExcelフォーマットが存在する場合は、既存レイアウト流用(※或いは自社対応)も検討いただくことをオススメいたします。Excelフォームをご支給いただく場合は、即開発に着手出来るわけですが、フォーマットが未確定の場合は、確定までのデザイン提案を繰り返すこととなり、余計なコストを招きかねません。
Excelシート上で、プログラム処理に好ましくない箇所があれば、簡易なものであれば、無料での助言あるいは修正を行ってくれると思いますので、レイアウト作業に膨大な時間を費やすことのないよう留意することも、コスト削減の大きなポイントと言えるでしょう。
※自社でできることは自社で、が原則です。
ポイントとしては、レイアウトは極力、統一フォーマットをオススメいたします。例えば、
[見積書]→[注文請書]→[納品書]→[請求書]
の流れで言えば、この4種類は、統一フォーマットで運用することがベストです。見出しタイトルこそ違うものの、内容はほぼ同一というのが理想ですし、レイアウトがバラバラになれば、その分、作業費は増えることになりますので、注意が必要です。
設計って何?プログラミングとは違うの?
さて、ここまでで、3つのポイントをご紹介いたしましたが、次に、『設計』っていったいどんな作業?といった漠然としたイメージがある方も多いと思うので、こちらも併せてご紹介いたします。
設計作業とは、まさに、家を建てる例で言うところの『設計図』です。
この設計図に従って、必要な部材発注や外注業者の選定など、全体スケジュールなどが決まります。
この設計図を見れば、全体の作業範囲についても把握することが可能で、代表的な作業としては、以下の3つです。
【設計その1～入出力ファイル設計】
【設計その2～画面フォーム設計】
【設計その3～帳票レイアウト設計】
【設計その2～画面フォーム設計】
【設計その3～帳票レイアウト設計】
設計その1～入出力ファイル設計
システムを構築する最重要となる情報です。 オンラインショップ受注データを元に、 お客様ごとの納品書/請求書を作成する例で、 ご紹介いたしましょう。 ここでの入力ファイルは、(A) です。そして、 (B) と (C) が出力です。
この入力と出力は絶対的に存在するものであり、この場合、入力ファイルが、1点に対し、出力ファイルが2点。といったカウントを行い、作業量に換算反映いたします。
この数が、多いほど、システムは規模が大きく、少ないほど規模は小さい、といった考え方ができます。
設計では、どんなことが行われるのかというと、
日々、オンラインショップからダウンロードする『受注データ』を入力として読み込み、宛先情報を取得し、出力となる『納品書』と『請求書』を作成する。
といったことを明確に定義し、システム仕様の一つとして位置付けてゆくのです。
この例は、かなりシンプルな例となり、実際は、出力に必要な情報はさらに他のファイルを検索/参照し、取得する必要がある・・・というケースがほとんですので、ファイル設計においては、出力(※最終成果物)を生成するために、必要な情報は何なのか?
ということを整理することが、重要な作業となります。
設計その2～画面フォーム設計
続いて、データを入力する際の画面フォーム設計です。UserInterface設計と呼ばれ、システムの操作性に大きな影響をもたらすこととなります。いわゆる、『使い勝手が良い・悪い』といった点が、ほぼ決まってしまう重要な設計作業になります。ここでは、お客様から届く、Fax注文情報をデータ入力する例で、ご紹介いたしましょう。
MENU画面には、2つのボタンがあります。かなりアバウトな表現をすれば、実は、これこそが、いわゆる画面フォーム設計です。この例では、画面フォームの数が3種類です。また、それぞの画面フォーム内での必要要素もおおよそ把握できる状態です。Excel開発の場合は、仕様によっては、このフォームを使用するまでもなく、Sheet上のセルを活用する方法もあります。
ここでのポイントは、必要な『画面フォームの点数』と『各フォームの項目数』、さらには、『画面の遷移』が把握できれば、要望を伝える準備資料としては、十分すぎるほど十分と言えます。
設計その3～帳票レイアウト設計
最後に、出力結果となる一覧表や請求書などの帳票レイアウト設計です。受注一覧レポートと、請求書を例に、ご紹介いたしましょう。
(A)(B)が必要となる帳票で、且つ、レイアウトや書体サイズ、右寄せ/左寄せ、項目の順序など、
これらすべてが、ご支給いただいた内容に準拠、となれば、Excel開発においては、これがそのまま帳票レポート設計と言っても過言ではありません。
ここで大切なことは、(A)はA4縦固定フォーマットに対し、(B)一覧表形式の帳票であることです。
また、それぞれ、品番や住所1、住所2など、表示に必要な項目フィールド数も把握できる状態です。
これがどんな進化を遂げようと、帳票レイアウトのベースとしては利用できますので、現行フォームがあれば、それを提示し、要望について補足するという方法も考えられます。
開発言語を問わず、どんな帳票フォーマットで、表示に必要な項目は何なのか?
項目はどのような順で並ぶべきなのか?どの項目をキーに照合し、どんなグループごとに、どの項目を合算集計すれば良いのか?
といった細かい部分まで設計では行いますが、おおむね、このレイアウトのイメージがまず初めに必要となります。このレイアウトイメージさえあれば、あとは、おのずと、決めてゆくことができるのです。
難しく考えればキリがありませんが、まずは、何が課題で、システム運用の流れや、帳票イメージを提示することができれば、スケジュールを前倒しすることにもつながる為、開発コスト削減という面では、大きな貢献をすることでしょう。
予算がたっぷりあれば話は別で、『丸投げ』といったスタイルもありますが、要件や課題整理といった面でも重要なことですし、不要な機能を実装しないためにも、是非、チャレンジしてみてください。
もし、お近くに知り合いのシステム会社さんがいない場合は、是非、お声掛けください!
