RPA＋Excel連携で業務自動化！ | 株式会社セルネッツ

その仕事、私でも「自動化」できるかも!?
「この仕事って自動化できるかな?」
「どの仕事を対象にしようかな?」
「私でも出来るかな?」
そう思ったら、まずは実際に試してみる事が「業務効率化」への第一歩です。

パソコン事務作業で、こんなお悩みありませんか?

・PC定型作業が多い
・従業員の残業が多い
・最近、ミスが目立つようになった
・人材不足が慢性化している
・ロボットが変わってくれるなら?
・仕事の生産性を向上したい
・人には人しか出来ない仕事を!

RPAとは?(Robotic Process Automation)

RPA(Robotic Process Automation)とは、パソコン業務の自動化を意味します。
具体的には、人間が行うパソコン操作において、「マウス」と「キーボード」操作を録画記録するイメージで、その実行手順を忠実に再現することが出来ます。
このため、Webサイトや基幹システムにログインし、一定操作を繰り返しながらデータを取得するような定型業務を、飛躍的、且つ、ミスをせずに24時間作業することができ、深刻な人手不足を支援する技術として近年注目されています。

RPAはどんな用途で利用できますか?

代表的な例では、経理部門での給与システムへのデータ投入。営業部門での基幹システムでの売上情報のデータ投入。総務部門での交通費・出張旅費精算など、様々な部門での『定型作業』を効率的に行えます。

その仕事ロボットに任せませんか!?

RPAは、パソコンのキーボードやマウス操作を忠実に記録し、再現実行することから、定型業務の効率化に適しています。
どんなPC作業も無条件で自動化できる訳ではありませんので、RPA選定・導入にあたっては、まずは社内の業務棚卸しから、対象業務の洗い出しが必要となります。
その中で、ロボットが自動化できる作業を見いだすことができれば、ロボットに任せることができますよね。もちろん幾つかの留意点はありますが、「社内にどれだけのルーチンワークが存在するか。」総点検を行ってみることをオススメ致します。

RPAとExcelの密接な関係とは?

Excelが、外部アプリ制御を苦手とする一方で、Webブラウザや基幹システムなど外部データ連携を得意とするRPA。
両者の違いについては、Excel開発コラムで詳しくご紹介したいと思いますが、ここでお伝えしたいことは、RPA運用において、【RPAとExcelは、シナリオ作成において密接な関係にある】ということ。

お気づきですか?そんなRPAの入出力の相手となるデータ格納庫。

Webシステムに、受注データを全件登録する場合

例えば、3000件の明細データが存在したとします。

まず、この時点で、これら明細データは、どこに格納されていると思いますか?
「Excelブック内の特定シートに存在している」ことが多いのではないでしょうか。
まさかのPowerPoint?Outlook?ということは考えにくい、という事です。

何故なら、『大量データを取り扱う』となった時点で、Excel?というよりも、
表計算ソフトの2次元データ管理という手法が合理的かつ妥当とされる為なのです。

つまり、処理したいデータが、一体どこに格納されているのか?

という入力元データの所在・存在場所が、Excelとなる場合が多いため、必然的に、Excelがデータ格納庫であり、最終データ成果物となり、RPAとの密接な関係性が構築されてくるのです。

また、Excelシート内の大量データの中から、無条件全件ではなく、次のような条件にマッチするデータを抽出し、RPAでExcel操作を行う場合・・・。

処理の仕様:対象データ条件

※最終データ行は、B列に存在する最下行と定める
※[F列:住所] が、”岩手県”に該当するデータだけを抽出する

(1)Excelシート内のデータ最下行を算出する
　　　→この値-1した件数が、Loop回数になります

(2)[F列:住所] が、”岩手県”に該当するか判定

(3)該当したなら対象データとみなし登録

となる訳ですが、実際は、Excel標準機能「オートフィルタ」などを活用し、その結果を1件づつ登録する流れになると思います。
この例はあくまでも一例ですが、会社の中に存在する「RPA化したい仕事」について、イメージいただくと、その入力データが、どこに、どのような状態で、存在するのか、といった事も考えることをおすすめいたします。

RPA運用では、システム開発同様、処理すべきデータの定義
を明確化する必要があります。

1.入力元となるファイルやデータは、どこで、どのような状態で存在するのか
2.無条件処理なのか、特定条件を満たしたデータを対象とするのか

RPAを外部システム会社に頼りすぎず、できるだけ自社内で作成する為には、I/O(Input/Output)設計も必要ですし、簡単な設計図に落とし込むことがメンテナンス性を高め、安定稼働を行うためのポイントです。

RPAシナリオ作成は、できるだけシンプルに、IF構文のネストはできるだけ少なく。シナリオSTEP数が膨大に膨れ上がると、万が一の障害発生時、「データ復旧リカバリ作業」ができない?!といった事を避ける為にも、「シンプル・イズ・ベスト:RPA負荷軽減」を原則とし、どこまで簡易な簡素な仕組みを設計面で築けるかが、腕の見せ所となってきます。

弊社は、Excel専門特化の開発会社ですので、RPA導入の際に必要となる、Excel基礎・応用についても無償レクチャーをご提供させていただきます。どうぞご安心ください。

失敗しないRPA選定・導入のポイントとは?

01.RPAの仕組みメカニズムを理解しよう
02.RPA運用プロジェクトを発足しよう
03.社内業務の棚卸しをしよう
04.RPAの対象業務の候補を洗い出そう
05.対象業務を特定しよう
06.運用方針・運用方法を定めよう
07.シナリオ設計について考えよう
08.費用対効果について考えよう
09.自社内スタッフでどこまで対応できるか
10.RPAを上手に運用し、業務効率化の成果を得よう!

RPAシナリオ作成に必要なスキルとは?

業務に精通している方で、シナリオ作成スキルを習得する「研修・講座」を受講することで、プログラム経験がない方でも、一定のシナリオ作成なら出来るようになると言われていますが、本当でしょうか。
シナリオは、一度作成してしまえば良いという訳ではなく、現実的にはロボットが停止してしまった場合など、原因を究明し、リカバリや修正対応できるスキルが望まれます。
限られた人材資源において理想を言ったらキリがありませんが、学んでおくと良いことをご紹介いたします。

RPAシナリオ作成に必要なスキル

・RPAの特性や仕組みを理解している

・ホームページの表示の仕組み(HTMLとの密接な関係性があるため)を理解している

・処理の流れをフローチャート化できる

・アルゴリズムを理解している

・変数の命名規約

RPAシナリオ作成では、対象オブジェクト(アプリ、ウインドウ、ブック、シート、ファイル、変数など)に対し、名前や番号を付与し、動作の手順を管理しますが、この名前の付け方にポイントがあります。例えば、変数なら「H_」、ウインドウなら「W_」など、先頭文字から対象物が何なのかを識別できる一定ルール(標準化)が必要です。

・HIPO(Hiearchy plusInput Process Output)

システム機能を階層的に表現する概念ですが、RPAシナリオの入力、出力は何か、といったことを、ドキュメント化しておかないと、増えていった時に、困難の要因となってきますので、注意が必要です。

・設計スキルがある

手作業でのステップをそのままRPAシナリオに反映する前に、情報の流れや全体像を見渡した時、一部の工程をシンプル化できる場合があります。これはシステム設計経験があればこそ、ですが、出来るだけ「シンプル」な手順ステップにすることがメンテナンス性の高いシナリオ作成の最大のポイントです。

RPAシナリオ作成における注意点

RPA導入後、必ず訪れるシナリオ改修。
「動いていたRPAが誤動作をしたようだ。」「動いていたRPAが止まってしまった。」
そんな時は、次のようなステップで、対応を進めてゆくことになります。この時、(04)リカバリをないがしろにしてはいけません。途中で止まってしまったことによる影響によっては、復旧困難となってしまうケースがあります。
例えば、一定の条件でデータを追加してゆく場合、差分を突き止め、余計なデータを削除すれば解決ですが、一定の条件でデータを削除してゆく場合、削除されたデータの復旧が必要です。
この時、問題となるのは復旧できるかどうか、となり、シナリオ作成において、入念な動作テスト検証が必要だということがイメージいただけると思います。

その他RPA運用における注意点を少しご紹介

次のような事象も…
Windowsアップデートによる影響で、対象オブジェクトが認識できなくなる
保管先の名前やファイル名が変わっても駄目
デスクトップで作ったがノートPCにしたら動かなくなった
HTML 構造によって、一部手直しが必要な場合も・・・
失敗した時に、どこまで成功したかが分からないと、そのまま実行できない
つまり、外部環境が少しでも変わると、止まってしまう・・・
という弱点があり、これをどう対処するか、ということを同時に考える必要があります。

RPA運用サポートなら、セルネッツにお任せください

企業によっては、社内の誰がシナリオ作成RPAメンテナンスを行うのか、その人選についても、悩ましいところでしょう。社内にマクロVBAが得意な方がいる場合は、声がかかる確率は高そうですね。
実は、RPAシナリオ作成は、マクロ開発と似て非なるものではありますが、「考え方」という面では、多くの似ている部分がありますので、マクロ開発が得意な方なら、期待できそうですね。

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