品質管理TQCにおけるアプローチ
日々のパソコン事務作業の中で、皆さんはどんな課題を抱えていますか。多かれ少なかれ、データ入力に関する凡ミスは体験したり、見聞きしていることでしょう。このコーナーでは、日常のExcel業務で発生する多くの課題を解決するために、「Excelで実現できること」に焦点をあて解説して参ります。品質管理というと「生産ライン」をイメージする方も多いと思いますが、それは決して、製造業に限った課題ではありません。ここでは、パソコン業務効率化における代表的な5つの課題(5M)について、解説して参ります。
無理(Muri)
複数の仕事を同時にかかえ、高い品質で製品を生産する・・・。閑散期はともかく、どんなベテランでも、繁忙期となれば、高い品質を保持できるとは思えません。これが仕事の無理。ムラ(Mura)
人の能力には個人差があります。仕事の速い人・遅い人。そして速度とは別に品質の問題。同じ製品でも人より品質に違いが生じること。これが品質のムラ。「標準化・平準化」が課題です。無駄(Muda)
これこそ運用の見直しが鍵となる領域。システムによる解決は望ません。作業そのものの必要性からメスを入れる必要あり。「その工程ホントに必要?」という視点です。日常の作業工程の見直しで効率アップすることも少なくありません。漏れ(More)
「マズイ!今日が提出日だった!」 期日(郵送日や廃棄日など)が近づいていること、ノートやメモで管理できますか。量が増えれば、人に頼った管理は至難の業。Mail通知などシステムに任せられる領域ですよね。ミス(Miss)
生産ラインでの異物混入が致命的であるように、事務の領域において、お金(請求&支払)や時間(スケジュール)のデータ誤入力が招く悲劇は、時に致命的。注意力散漫な状態で、人的ミスは誰でも起こりうるもの。
企業にとって、労働生産性が重要なワケ
どんな企業にも競合他社・ライバルが存在します。同類のサービスを市場投下するにあたり、日々、競争をしている訳です。他社に比べ、「圧倒的なアイデア・指示される何か」があれば「勢い」というもので一定期間は潤うかも知れません。しかし市場は甘くありません。やがてライバルがあなたの商域に入ってくるのは時間の問題。「価格」と「品質」が他社と差別化を図りにくい、似たり寄ったりの場合は、「付加価値」をいかに持たせられるかが、とても重要になります。
同じ品質の製品を、少ない時間で大量に生産できる力(チカラ)・・・。
競争原理として、企業の戦いは、「高品質サービスを、いかに低価格で提供できるか」という土俵で戦っているため、「低コスト&高品質」を目指すことになります。そこに「時間という概念」をプラスしたものを「労働生産性」という言葉で表現しているのです。 つまり、企業存続の為に、一人あたりの生産性を向上することは、永遠のテーマであり、競争力(体力)と直結しているのです。
どんな課題を解決できるの?
活用の幅は様々です。これらはほんの一部ですが、ご相談の多い課題をざっくりご紹介させていただきます。[01] 入力ミスの撲滅(自動入力チェック活用)
[02] 属人化の防止(作業行程の分解と可視化、データ管理)
[03] 処理漏れの自動警告(自動走査によりタイミング検知)
[04]大量メール自動送信(Excelデータ順次読みによる一括送信)
[05] PDFデータ取得と請求書作成(自動データ変換)
[06] 大量ファイルの差分チェック(一致/不一致/過不足/不正値など)
[07] 自動バックアップ(毎日・毎時・自動バッチ処理)
[08] マウス操作イベント処理(Click/DoubleClick/右Click)
[09]データ暗号化と復元(プログラム処理により文字化け)
[10] Excelアドイン作成(定型作業はメニュー登録が一番!)
[11]データベース連携と抽出(Access/SQL/Oracleにも対応)
[12]WEBスクレイピング(特定サイト接続とデータ収集)
[13] 大量アンケート回答データ集計(これぞシステムの領域)
続いて、ちょっと技術的なこと。
そもそもプログラムって何ができるの?
特定の状態を判定し、結果に応じ指定した作業をさせる。- ◆ 外部アプリ操作(PowerPoint、Outlook、WORD)
- ◆ 外部ファイル操作(csv、tsv、Excel)
- ◆ バーコード&QRコードScan
- ◆ 外部プリンター制御
- ◆ ICカードリーダー連携
- ◆ 周辺機器との連携
- ◆ 排他制御
- ◆ データベース連携
- ◆ フォルダ操作
- ◆ シート操作
- ◆ セル操作
- ◆ 配列処理
- ◆ WEBスクレイピング
- ◆ 文字列操作
- ◆ 画像制御
- ◆ 印刷設定
VBAピンポイント対応の強み
いかがでしたか。Excel開発の強みは、ご紹介した5Mに対し、ピンポイントで課題解決が出来ること。つまり、課題が具体化されてくると、攻略対象が明確化してくるため、攻略法も定まってくるのです。 それにより、「大がかりなシステム導入」を慎重に考えるきっかけにもなります。Excel業務の効率化は、他の開発言語でも「頑張ってできない事はない」ですが、Excel機能をフル活用できるExcelVBAは、「親和性」という面で、理にかなう合理性があるため、コストパフォーマンスを考えれば、「餅は餅屋」だと思いませんか。Excelで実現できること!出力系に強い!
Excelの強みは、なんと言っても「出力まわり」にあります。企業における実務では、あらゆる部門で様々な資料(単票/連票/集計表/一覧表/報告書など)が日々発生していますが、「売上集計レポート」ひとつをとっても、10社あれば10種類存在する。これが、現実なのです。
そこには理由も事情もあり、他社と同じではなく、独自目線での情報分析を重視するため、結果、多岐にわたる資料が誕生してしまうのかもしれません。
Excelは表計算ソフトでありながら、様々な帳票を作成することができます。これまでご依頼のあった出力フォーマット様式は数知れず、その一部を右記にご紹介したいと思います。
これらの資料を作成するために費やす人的作業そのものがコストであり、社外資料においては、「万が一の二重チェック」といったもう一つの作業時間=コストが発生していることも少なくありません。
これまでご依頼のあった出力フォーマット
◆製造部原価計算書、部品一覧表、欠損一覧表、工程表、仕掛かり一覧表、発注部品一覧表・・・
◆総務・経理
交通費精算書、勤務表、売掛一覧表、財務諸表、支払報告書・・・
◆営業・企画・マーケ
見積書、発注書、納品書、請求書、領収書、宛名ラベル、売上一覧表、前年対比表、売上ランキング表、ABC分析表・・・
帳票は必ずと言って良いほど、後に種類が増え、フォーマット様式も変わるからです。それは、状況変化や環境変化、さらに、自社ではコントロールできない外部要因(お客様都合)ということも手伝い、システムありきの都度対応はコスト増大を招くこととなります。
システムとして構築する場合は、「データベース化」が大前提となります。今、お使いのExcelデータ資産は、間違いなくセキュリティ性の高いデータベースという領域に移されることになりますので、得るものは大きい反面、相当の投資を行うことなり、その為に発生するコストが見合うものかどうか、十分な検討が必要になります。
これを「リスク」と捉えるなら、私たちシステム開発会社に改修お見積もり依頼をいただくだけのことですが、自社内で修正対応できる「VBA改修サポート」を利用いただくことで、リスクを低減し、わずかなコストで改修が可能です。
【1】今、お使いのExcelフォーマット様式がそのまま活用できる
【2】データベース化不要のため、データ移行も不要
【3】様式フォーマットが変わっても自社内で対応可能
Accessと比較されることも多いですが、Accessはデータベースですので、データベースへのデータ移行という行程に作業コストが発生してしまうため、弊社はこれをオススメいたしません。その必要性を常に考え、導入後の発生コストについても考慮して参ります。【2】データベース化不要のため、データ移行も不要
【3】様式フォーマットが変わっても自社内で対応可能
「Excelで実現できること」いかがでしたか。「システムは段階的にアップグレードできるもの」これが弊社の開発理念でもあり、今後は、できるだけ分かりやすくお伝えできるよう「デモ動画」もまじえ、ご覧いただけるよう情報提供して参りますので、ご期待ください!
