長引く市況低迷により、多くの企業が「労働生産性の向上」をはじめ、「無駄の排除」、中でも、既存の仕事に対する見直し～点検が叫ばれる機会が増え、「業務改善」、「業務効率化」に対する関心がこれまで以上に高まって参りました。

弊社の提唱する「業務改善」・「業務効率化」とは

それは、数多く存在する業務の中でも、「事務作業」を中心としたものであり、「パソコン業務」に特化した無駄の排除や自動化、データ一括処理による効率化のため、産業ロボット導入などによる「機械化」のように、工場や生産現場での流れ作業を効率化できるものではありません。
一方、非常に限られた分野ではあるものの、事業規模・業種・業態を問わず、企業における販売活動に事務作業は必要不可欠でもあるため、多くの企業様から業務効率化に関するご相談の声をいただいております。

では、その期待効果はどれほどのものなのか?

わかりやすく言えば、
「3人でやっていた事務作業を1人で出来るようになった。」
「3時間かかっていた仕事が10分に短縮した。」

といった説明がわかりやすいかもしれません。では、業務効率化の果てに得られる恩恵とはいったい何か?といった側面についても考えてみましょう。
それは、経費(コスト)削減でしょうか?あるいは企業の利益体質強化でしょうか?
一定の品質で製品を生産する場合、より短時間でより多く生産できるほうが効率的ですし、時間あたりの労働生産性が高いことは言うまでもありません。
では、その先にあるもの…・・。生産性向上により、お客様に対しては、短期間で、より質の高いサービス提供を行うことにも繋がってゆくものと私たちは考えます。

事務効率化がもたらす恩恵…

その定義は人によって意見の異なる面もありますが、弊社のサービスを利用される多くの企業様に共通していること、それは、「非生産的な業務に着目(※洗い出)し、部分最適化であれ、課題解決に取り組んでいる…。」ということです。
業務効率化というお手伝いをはじめ2年目を迎えたわけですが、マクロ開発など全くと言って良いほど、(現在に至っても)認知度が低いため、その効用が一度の説明で伝わることは極めてマレです。
実際の運用(※本番稼動)に至って、はじめて、ご担当者をはじめ、多くの関係者から感謝の声を頂戴することが多いのですが、事務作業の中には、大幅に改善の余地がある業務がいかに多いことか、無駄な作業や非生産的な仕事がいかに多いか、実態を知れば知るほど、何故、今まで効率化手法として確立・普及してこなかったのか不思議に思うこともあります。

効率化が期待できる事務作業とは

販売管理や業務ソフトからデータを取り出して利用する…
単純なのですが、ある程度システムに携わった方でない限り、なかなか浮かばない発想のようです。多くのソフトウェアには、データ出力機能が実装されていることが多いので、重複データ入力を行うことなく、データを一元処理できる可能性は高いと言えるでしょう。
次に、定型作業の中で代表的なものといえば、Excelなどでの大量のデータのコピー&ペーストではないでしょうか。明らかに「時間とコストの無駄」と思われるのですが、それが日常業務となれば、「仕事とはそういうもの。労力を伴うもの。」といった捉え方で、片付けられてしまうケースも実に多いのです。(ちょっと違うと思うのですが…。)
人は慣れるものなので仕方がないかもしれません。ただ、企業における事務部門の役職者/管理者においては、幾つかの効率化手法についても知っておいて欲しいものです。

近頃、Excelマクロ活用に、最も関心が高い3大業種とは?

ここでは、特にシステム開発のご依頼が多い、3業種についてご紹介いたしましょう。

(1)不動産: 稼働率管理、物件情報管理、入金管理、請求管理、利益率管理など。
(2)建築建設: 内装リフォーム業など、多岐にわたる発注先・仕入先管理(支払/請求業務)
(3)商社: 受発注管理、インボイス、ケースマーク、パッキングリストなど輸出書類の作成

複数の方法論を知ることで、はじめてそれらの手法を吟味でき、問題解決に近づけるのですから、現状がBestであるかどうか、常に改善改良の心構えをもつことが、長引く不況を生き抜く企業にとっては、今まで以上に重要な意味をもつことだと思わずにはいられません。

事務効率化を検討されはじめた企業にとって、未だ見ぬ「Excelマクロ活用」があるとすれば、その恩恵を知ることは前進への第一歩と考えます。ご興味ご関心をお持ちの方は、お気軽にお問い合わせいただければ幸いです。