企業内の経理部門においては、その多くが、何らかの会計ソフトを活用されていると思います。市場には、様々な会計ソフトが存在しますが、業務ソフトへのデータ登録。もしかして、重複作業していませんか?

パソコン内のExcelデータを、「受け入れ可能なファイル形式」に変換することで、
 
(1)データの重複入力や
(2)転記ミス防止にもなり、
 
デスクワークにおける作業性は、飛躍的に向上するのです。
ここ最近では、転勤や異動に伴う、「引継ぎ準備」の一環として、業務簡略化に着目されるケースが目立っています。
実現には、お使いの業務ソフトに受け入れ機能が実装されている…ということが必要になる訳ですが。
「システム」という道具に精通していない限り、日常業務の中からは、そんな効率化手法に着目できないのが現状のようです。皆さんもこれを機に、一度、社内システムの実装機能(※特に入出力)を見直してはいかがですか?
膨大なデータを処理しているケースなど、場合によっては、お使いのシステムをカスタマイズ(仕様追加)してでも、実施メリットの方が高いことも少なくありません。
 
(例)時給@2000円 × 20時間/月 × 3人 × 12ヶ月 = 1,440,000円/年間

上記のような「データ連携(受け渡し)」を用いたパソコン業務の効率化は、「IT活用における最も基本的な手法」ですので、是非一度、ご利用中のシステムで「実装機能でできる事」を整理し、有効活用いただきたいものです。
 
せっかく購入した大切なソフトウェア資産を有効活用しない手はありません…。

データ再利用はもはや常識?

本来、情報としては一元化が可能なものの、セキュリティ/機密保護という観点から、「販売系システム」と「財務/会計システム」を意図的に切り放し、別立て運用を行っているケースが珍しくありません。
 
それ故、販売システムに蓄積されたデータを、都度システムから取り出し、加工。
その後、お使いの会計ソフトへデータを再入力するなど、入力に費やす作業時間はもちろん、人的作業である以上、入力ミスはつきものですので、情報の整合性という面からも、好ましくありません。
 
データの再利用…・・という手法に着目された経理部門の方々から、「データ重複入力の手間を軽減したい。」といったご要望をいただくことは、必然かもしれません。
 
また、企業における財務/会計業務の実態として、これまで対応させて頂いたケースでは、「弥生シリーズ」、「奉行シリーズ」、「大臣シリーズ」、「財務運営シリーズ」など、各種業務ソフトに蓄積されるデータを、「TKC(FX-2)」をはじめとする会計システムへ移行したいと言ったご依頼が多く、システム・カスタマイズなど見積もったもののコストが高額なため、廉価なExcelデータ連携ツールの開発依頼に至るようです。
 
以下が、会計データ連携の事例です。主に、販売管理などのシステムについては、業界定番と言われるパッケージソフトをご利用されるケースが多く、一方、会計ソフトにおいては、会計事務所からの指定や推奨に従うことが多いため、データ連携を実現することで、入力作業の業務効率化が着目されているようです。
 
■建設大臣　■賃貸革命　■Grandit(グランディット)
■宛名印刷5　■商蔵奉行　■e秘伝　■SHOPサーブ2　ほか。
※会計ソフト:　TKC、JDL、PCA会計、会計王などとのデータ連携
 
異なる二つのシステム同士でのデータ連携・データ再利用により、入力ミスの防止はもちろん、多くの場合、Excelベースでのツール開発でこれらの課題は解決することが可能です。
 
つまり、お使いのシステムに「データ出力の機能」が有るか無いかで、実現可否が決定すると言っても過言ではありませんが、csv出力など、柔軟な書き出し機能が実装されていることは多いので、是非、一度、会社でお使いのシステムについて確認してみると良いでしょう。
 
手書き台帳と異なり、電子データの優位性は、検索性や非劣化、保存性とあわせ、「情報の再利用性」が特長なのですから、これを利用しない手はありませんし、データ移行が実現された場合の作業時間の短縮は、生産性向上&正確性という面からも、計り知れない恩恵をもたらすことでしょう。
 
現場担当者は方法論を知っていても、コストが発生するとなると、なかなか上司には提案しにくい傾向もあるようですので、部門リーダー様においては、入力業務の負荷軽減について、是非、作業フローを点検いただければ幸いです。