企業によってシステム導入の目的は様々です。ここでは、ExcelVBAプログラミングを活用した「Excel開発」のメリット・デメリットについて、ご紹介させていただきます。
Excelシステム開発の「メリット」
(1) 現行フォームの流用が可能
現在お使いのレイアウトがそのままシステムで有効活用できるで、その分、開発コスト削減につながります。
(2) 簡易な修正は、コスト0円
小数点処理、LookUp参照、条件判定処理など、Excel標準機能の併用で、簡易な仕様変更は、コストをかけずに社内対応が可能。
(3) ライセンス料が不要
スタッフ増員などで利用者が増えても、「追加ライセンス料」が不要です。ご利用人数に制限なしのため、導入後のコスト低減にも。
(4) 特別な環境など不要
例えばAccess開発の場合、利用者のPCにソフトウェアがインストールされていない場合は、別途購入が必要となります。Excel開発においては、別途ご購入いただくソフトウェアはございません。
Excelシステム開発の「デメリット」
(1) 複数人での同時利用が行えません。
Excelアプリケーション単体では、Aさんがシステム使用中、BさんやCさんは、そのシステムを利用いただけません。
「Aさんが使用中です。読み取り専用モードで開きますか?」
のおなじみの画面が表示され、開かれいるブックの更新は行えません。
※厳密には、Excelのツール>ブックの共有 という機能で、サーバ内のExcelブックを複数人で同時に開き、更新も可能ですが、機能の一部が制限されるため、事実上、「不可」と捉えることができます。
※なお、AccessやSQLなど、外部データベースとの連携を行うことにより、実現は可能となります。
(2) 膨大なデータ処理には不向き
取り扱うデータ件数が膨大な場合や、参照/更新などに必要な入出力ファイルが多岐にわたる場合、Excelでは不向きな場合がございます。
(3) ご利用における制約
Excelですので、ブックやSheet内データを直接触れるため、手軽な半面、利用においては、一定の運用ルール制約が必要です。
だから、こんな方にオススメです。
(1) 小規模なシステム開発
(2) 現行Excelフォームを出来るだけ活かしたい
(3) 本支店・全社利用ではなく、部門単位で業務改善が図れれば良い。
(4) ツール開発などで、作業負荷の高い業務を効率化したい。
(5) 高額な予算はかけずに、直前の問題解決を図りたい。
だから、こんな用途にピッタリ!
(1) データ連携
会計ソフトや、販売管理をはじめ、他のシステムへデータを渡したい、など。
(2) データ変換
単純に、データをcsv、Excel、Text、Html、DATなどに変換したい、など。
(3) 帳票フォーム作成-1
注文書、見積書、請求書、納品書、出張旅費精算書、インボイスなど、「単票」フォーマットなどの帳票類を自動で、一括生成したい
(4) 帳票レポート作成-2
受注/売上/売掛買掛/出荷リストなど、各種集計による一覧表生成など。「連票」一覧データなど、定期的に作成しなければならない表作成など。
(5) 簡易な管理システムとしての利用
入金管理、請求管理、受注管理、外注管理、工程管理、在庫管理、部材管理など。
社内でメイン利用している販売管理システムとは別に、Excelベースでの業務効率化ツールとして、活用できれば良い。
つまり、データ集計や、レイアウト/フォーマット変換など、少人数でしか利用しない簡易なシステムなら、Excelシステム開発で十分なのです!
